Beschlussvorschlag:
Dem Kreistag werden folgende Beschlussfassungen
empfohlen:
§ Einer Überplanung des Bestandsgebäudes sowie einem
Erweiterungsbau aufgrund der Ergebnisse der Phase Null werden zugestimmt.
Für die Planungen wird ein Architektenwettbewerb ausgeschrieben.
Die Größe der Büroräume (Doppelzimmer) soll 19,7 qm betragen.
§ Für die Übergangszeit wird eine Containerlösung
durch Ankauf möglichst auf dem Gelände der Kreisverwaltung bzw. in
unmittelbarer Nähe geschaffen.
Standort, Größe und Kosten sind verwaltungsseitig zu ermitteln und die
Beschaffung auszuschreiben.
§ Im Rahmen einer Erweiterungsmaßnahme sollen die
Festsetzungen im Bebauungsplan größtmöglich ausgeschöpft und entsprechend
zusätzlicher Raum geschaffen werden. Der nicht benötigte Raum soll zunächst
vermietet. Bei Bedarf erfolgt eine Überführung in Eigennutzung.
Sachverhalt:
In der
Sitzung des Kreisausschusses am 07.06.2016 – Vorlage V-KA/16/312 – ist seitens
der Verwaltung darüber informiert worden, dass die räumliche Situation im
Kreishaus trotz des 2014 fertig gestellten Erweiterungsbaus bereits wieder sehr
angespannt ist und absehbar eine nochmalige Erweiterung – alternativ Anmietung
von Räumlichkeiten - erforderlich werden wird. Einigkeit bestand im Gremium darüber,
dass – falls eine Erweiterung unumgänglich werden wird – die Variante
„Erweiterungsbau“ gegenüber „Anmietung“ zu bevorzugen ist. Die im Rahmen der
Diskussion entstandenen Fragestellungen sind von der Verwaltung aufgegriffen
und für die Sitzung des Kreisausschusses am 14.12.2017 aufbereitet worden.
Kreisausschuss
und Kreistag haben sich sodann in ihren Sitzungen am 14.12.2017 bzw. 19.12.2017
– Vorlage V-KA/17/402 - erneut mit dem Thema befasst und einer Erweiterung des
Kreishauses durch Neubau/Anbau grundsätzlich zugestimmt. Die Verwaltung ist
beauftragt worden, eine Raumplanung zu erstellen und einen
Architektenwettbewerb zur Erweiterung des Kreishauses vorzubereiten.
Für die
weitere Vorgehensweise ist seitens der Verwaltungsleitung entschieden worden,
vor konkreten Planungen zunächst eine sogenannte Phase Null – ähnlich wie bei
Schulbauvorhaben – vorzuschalten, um neben dem konkreten Raumbedarf außerdem zu
ermitteln, welche Anforderungen an eine Verwaltung der Zukunft zu stellen sind
und ggf. Potential aus dem vorhandenen Bestandsgebäude und der ersten
Erweiterung zu generieren. Als weitere Aspekte sind in diese Vorplanungsphase
sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch die der
Bürgerinnen und Bürger einbezogen worden.
Die Phase
Null wurde begleitet vom Planungsbüro Angelis & Partner aus Oldenburg. Im
Rahmen von Informationsveranstaltungen und Workshops mit Vertreterinnen und
Vertretern aus der Mitarbeiterschaft sowie aus den Interessenvertretungen wurde
der Bedarf sowohl für ein Erweiterungsgebäude als auch für eine Optimierung des
Bestandsgebäudes einschließlich vorhandenen Anbau analysiert. Hieraus wurden
Standards entwickelt, die wiederum die Grundlage für die Ermittlung des
konkreten Raumbedarfs darstellten.
Berücksichtigung
gefunden hat dabei die Einrichtung von Bürgerservice-Einheiten, d.h. die
Schaffung von besonderen Bereichen für individuelle und vertrauliche Gespräche
mit Bürgerinnen und Bürgern, insbesondere für publikumsintensive
Aufgabenbereiche. Es handelt sich hierbei um abgegrenzte Bereiche von ca. 10 qm
als geschützter Raum für Beratungen und Gespräche. Auch sind
Teilzeittischmodelle, d.h. bis zu vier oder sechs Teilzeitkräfte oder ständige
Außendienstkräfte teilen sich ein Büro, in die Planung aufgenommen worden.
Zielsetzung ist hierbei eine effektivere Raumnutzung. Darüber hinaus sind
zusätzliche Besprechungsmöglichkeiten sowie Warte- und Kombizonen
berücksichtigt worden. Auf diese Weise kann sowohl eine Verschlankung des
Raumbedarfs insgesamt als auch eine erhöhte Zufriedenheit für Bürgerinnen und
Bürger und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreicht werden.
Insbesondere
für das Bestandsgebäude ergeben sich durch die Phase Null deutliche
Optimierungsmöglichkeiten. Das Gebäude verfügt über teilweise großflächige
Verkehrsflächen, deren Nutzung verbessert werden kann. Insbesondere unter
Berücksichtigung der vorgenannten Standards sowie eine andere Anordnung von
Räumen kann eine effektivere Ausnutzung der Räumlichkeiten mit insgesamt mehr
Arbeitsplätzen erreicht werden, verbunden mit der Konsequenz, dass die neu zu
schaffende Bürofläche geringer ausfällt.
Unter
Berücksichtigung der vorgenannten Prämissen ist auf der Basis des aktuellen
Personalbestandes unter Einbeziehung bereits bekannter Entwicklungen und verbunden
mit einem Reserveaufschlag (von 10%) sowie Praktikanten- und Ausbildungsplätzen
der konkrete Raumbedarf ermittelt worden. Dieser ist dem
Raumprogramm/Raumbedarf vor Durchführung der Phase Null
gegenübergestellt worden.
Nach
einer schematischen Überarbeitung des Bestandsgebäudes unter Berücksichtigung
der Planungsgrundlagen der Phase Null würden zukünftig 374 Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter im Bestandsgebäude einen Arbeitsplatz finden. Dies entspricht auch
der bisherigen Anzahl an Arbeitsplätzen. Hierbei ist jedoch zu berücksichtigen,
dass die jetzige Büroarbeitsplatzanzahl durch erforderliche Besprechungsräume,
Archiv-, Azubi- und Reserveflächen auf 317 Arbeitsplätze reduziert werden
müsste, um einen objektiven Vergleich zu den nun ermittelten 374 Arbeitsplätzen
nach der Phase Null zu erhalten. Dies entspricht einer Einsparung von 57
Arbeitsplätzen im Bestandsgebäude durch die Phase Null bei gleichzeitiger
Verbesserung der Arbeitsbedingungen.
Darüber
hinaus wäre durch die Nutzung des Einbaus der Teilzeittisch-Büros, die bislang
nur als Doppelzimmer angesetzt worden sind, eine Mitarbeiterzahl von maximal
395 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Bestandsgebäude möglich (plus von
57+21 = 78 Arbeitsplätze).
Zusätzlich
könnten in einem Dachgeschossausbau weitere 18 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
einen Arbeitsplatz finden. Damit könnte die maximale Mitarbeiterzahl im
Bestandsgebäude auf 413 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhöht werden (plus
von 96 Arbeitsplätzen durch die Phase Null).
Zudem
würde die Fluchtwegsituation in der Dachgeschossebene verbessert werden – was
ohnehin bei einer regelmäßigen Nutzung der Räumlichkeiten zwingend erforderlich
ist.
Außerdem
wäre hierbei zu berücksichtigen, dass durch Besprechungsräume für jedes Amt
sowie insgesamt 36 Bürger-Service-Einheiten zusätzlich inkl. Wartezonen und
Kombizonen die Arbeitssituation für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
deutlich verbessert und zugleich die Beratungsmöglichkeiten für Bürgerinnen und
Bürger erhöht werden würden.
Im
vorhandenen Anbaugebäude von 2014 könnten zukünftig 78 Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter, maximal 84 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Arbeitsplatz
finden.
Die
Fläche des bisherigen Turmgebäudes wird für eine Neubauplanung zur Verfügung
gestellt. Bereits in den Sitzungen des Kreisausschusses am 07.06.2016 und am
14.12.2017 bzw. des Kreistages am 19.12.2017 ist darauf hingewiesen worden,
dass das Turmgebäude stark sanierungsbedürftig ist. Ursprünglich war bereits in
den 90er Jahren ein Abriss des Gebäudes aufgrund einer entsprechenden
Vereinbarung vorgesehen, wurde jedoch nicht umgesetzt. Im Gebäude ist bereits
Schimmelbefall festgestellt worden. Darüber hinaus treten regelmäßig Probleme
aufgrund mangelnder Isolierung (Kälte im Winter, Hitze im Sommer) auf. Das Gebäude
verfügt zudem nicht über einen barrierefreien Zugang und die Büroräume haben
einen ungünstigen, nicht effektiv nutzbaren Zuschnitt. Eine Sanierung wäre sehr
kostenaufwändig, so dass sich hier ein Abriss im Zusammenhang mit einem
Erweiterungsbau auch aus wirtschaftlichen Gründen anbietet.
In
einem Neubau müssten noch 181 Arbeitsplätze geschaffen werden. Hier könnten
folgende Ämter vorgesehen werden:
-
Amt
40 inkl. Medienzentrum,
-
Amt
53,
-
Amt
60,
-
Amt
61,
-
ZVETT
jeweils mit den entsprechenden Nebenräumen.
Im
Vergleich zum Raumprogramm vor der Phase Null könnte durch die Phase
Null eine Reduzierung der in einem Anbau neu zu schaffenden Arbeitsplätze um 30
erreicht werden. Vergleichswert ist hierbei die ursprünglich im Vorfeld
geplante Auslagerung von Organisationseinheiten mit den entsprechenden
Mitarbeiterzahlen. Durch die Phase Null und die damit verbundene Optimierung
der Nutzungsmöglichkeiten im Bestandsgebäude kann hier eine deutliche
Reduzierung erfolgen.
Insgesamt
könnten bei dieser Planung im Jahr 2030 maximal (413 Mitarbeiter + 84
Mitarbeiter +181 Mitarbeiter) 678 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Kreishaus
mit seinen Nebengebäuden einen Arbeitsplatz finden.
Die
Wirtschaftlichkeit der Durchführung der Phase Null zeichnet sich zudem durch
die Qualitätssteigerung des Bestandsgebäudes und die Preisdifferenz zwischen
den Kostenkennwerten aus (die Umbaukosten innerhalb des Bestandsgebäudes sind
jedoch zu berücksichtigen und von einer Einsparung abzuziehen).
Zusammenfassung:
Es
sind im Folgenden jeweils zwei Berechnungen mit einer unterschiedlichen Größe
für die Büroräume (Doppelzimmer) durchgeführt worden, einmal auf der Basis der
Bürogröße im bereits erstellten Anbau von 18,5 qm, einmal mit einer Größe von
19,7 qm, da sich in der Praxis gezeigt hat, dass die Bemessung sehr knapp ist.
§ Raumprogramm
ohne Berücksichtigung der Phase Null, DZ = 18,5 qm,
Nutzungsfläche (NUF) = 3.863,30 qm – Bruttogrundfläche (BGF) = 5.980,38 qm
§ Raumprogramm
ohne Berücksichtigung der Phase Null, DZ = 19,7 qm, NUF =
4.001,30 qm – BGF = 6.194,01 qm
§ Raumprogramm
unter Berücksichtigung der Phase Null, DZ = 18,5 qm, NUF =
3.400,20 qm – BGF = 5.263,51 qm
§ Raumprogramm
unter Berücksichtigung der Phase Null, DZ = 19,7 qm, NUF = 3.543,00 qm –
BGF = 5.484,57 qm
Im direkten Vergleich ergibt sich auf der Grundlage
§ DZ: 18,5
qm – Einsparung durch Phase Null:
Es müssten bei der Erweiterungsfläche durch die Einführung der Phase Null
716,87 qm Bruttogrundfläche (BGF) weniger gebaut werden.
§ DZ: 19,7
qm – Einsparung durch Phase Null:
Es müssten bei der Erweiterungsfläche durch die Einführung der Phase Null
709,44 qm BGF weniger gebaut werden.
Die
Berechnungen zeigen, dass die Berücksichtigung der Ergebnisse aus der Phase
Null zu einer Reduzierung der in einem neuerlichen Anbau zu realisierenden
Erweiterungsfläche führen würde. Gleichzeitig würde bei einer Umsetzung der
Ergebnisse im Bestandsgebäude dieses eine deutliche Aufwertung erfahren, nicht
nur bezogen auf die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
sondern insbesondere auch mit Blick auf die Ausrichtung der Verwaltung als
Dienstleister. Die Schaffung von ausreichend Bürgerservice-Einheiten
erleichtert vor allem in publikumsintensiven Bereichen die Arbeit, da
Beratungsgespräche nicht mehr im Doppelbüro geführt werden müssen, was sowohl
für die Bürgerinnen und Bürger als auch die weitere Kraft im Büro
unbefriedigend ist. Die Bürgerservice-Einheit bietet einen vertraulichen Raum
für persönliche (Beratungs-)Gespräche ohne weitere Zuhörerinnen und Zuhörer.
Eine solche Umsetzung müsste auch aus Bürgersicht sehr positiv aufgenommen
werden. Auch würde sich das Bestandsgebäude zukunftsgerichtet aufstellen und
könnte als positives Vorbild auch für andere wahrgenommen werden.
Seitens der
Verwaltung wird daher die Umsetzung der Ergebnisse der Phase Null im
Bestandsgebäude sowie ein auf dieser Basis ermittelter Erweiterungsbau
ausdrücklich unterstützt. Sowohl für die Überplanung als auch für einen
Erweiterungsbau sollte ein Architektenwettbewerb ausgeschrieben werden.
Zu
berücksichtigen ist darüber hinaus, dass die Raumsituation im Bestandsgebäude
des Kreishauses und im Anbau bereits jetzt sehr angespannt ist. Bis zu einer
tatsächlichen Nutzung eines Erweiterungsgebäudes sowie einer Nutzung der
Potentiale aus der Phase Null im Bestandsgebäude werden noch einige Jahre ins
Land gehen. Bis dahin wird es aber nicht möglich sein, alle Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter im vorhandenen Bestandsgebäude und im Anbau aus 2014
unterzubringen. Hinzu kommt, dass vermutlich im Zuge einer Erweiterung das
sogenannte Turmgebäude an der Eschstraße einem Abriss zum Opfer fallen wird und
auch den dort tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anderweitig Büroraum
anzubieten ist. Es wird somit unumgänglich sein, für eine Übergangszeit eine
Containerlösung zu schaffen, möglichst am oder auf dem Gelände des Kreishauses,
um die Wege kurz zu halten. Eine solche Maßnahme ist bereits erforderlich, um
dringend notwendige Sanierungsmaßnahmen im Bestand durchführen zu können. Ein
konkreter Standort wäre noch zu ermitteln, ebenso wie die erforderliche Größe.
Tendenziell wird es dabei, da die Kosten bei einer Miete über die Zeitdauer
eines Jahres hinaus zu hoch sind, auf den Kauf von Containern hinauslaufen
müssen. Vorhandene Container aus anderen Bereichen (z.B. Schulen) stehen nicht
zur Verfügung.
Darüber
hinaus bestehen grundsätzliche Überlegungen, mit einem Erweiterungsgebäude die
Festsetzungen des Bebauungsplanes weiter bis größtmöglich auszuschöpfen und ein
über den eigenen Bedarf hinaus gehendes Gebäude zu errichten, welches zunächst
Dritten per Mietvertrag überlassen werden könnte. Sollte die Kreisverwaltung
über den geplanten Bedarf hinaus weiter wachsen, könnten vermietete
Räumlichkeiten wieder in Eigenbedarf überführt werden, ohne dass neuerliche
Baumaßnahmen bzw. Anmietungen erforderlich werden würden. Ausgehend von den Festsetzungen des
Bebauungsplanes und unter Berücksichtigung des o.a. Bedarfs für eine
Kreishauserweiterung wäre theoretisch noch eine zusätzliche Bruttogrundfläche
von ca. 4.500 qm (Nutzfläche ca. 3.000 qm) möglich.
Zu
berücksichtigen wäre in diesem Zusammenhang auch, dass sich die Anzahl der zu
schaffenden Einstellplätze ebenfalls entsprechend erhöhen würde.
Es sind
somit Beschlüsse zu folgenden Punkten erforderlich:
§
Entscheidung über eine Überplanung des
Bestandsgebäudes aufgrund der Ergebnisse der Phase Null sowie
Entscheidung über die Planung eines Erweiterungsbaus aufgrund der Ergebnisse
der Phase Null.
Für beide Planungen sollte ein Architektenwettbewerb ausgeschrieben werden.
In diesem Zusammenhang wäre auch festzulegen, auf welcher Grundlage die
Bürogröße geplant werden sollte. Favorisiert wird verwaltungsseitig eine Größe
von 19,7 qm, da die 18,5 qm im Anbau sehr eng sind. Bei 19,7 qm könnte Platz in
der Breite gewonnen werden, der mehr Bewegungsfreiheit am Stehsitz-Arbeitsplatz
ermöglicht und ein schnelles Anstoßen an den Wänden verhindert.
§ Entscheidung
über eine Übergangslösung mit Containern
Standort, Größe und Kosten sind noch zu ermitteln.
Die Beschaffung und Aufstellung sollte zeitnah erfolgen.
§ Entscheidung
über eine größtmögliche Ausschöpfung der Festsetzungen des Bebauungsplanes auf
dem Kreishausgrundstück durch einen bzw. mehrere Erweiterungsgebäude mit dem
Ziel, nicht benötigte Flächen zunächst an Dritte zu vermieten.
Bei einer Entscheidung für diese Option, sollte dies in den o.g.
Architektenwettbewerb einbezogen werden.