Beschlussvorschlag:

Dem Kreistag wird empfohlen, die Änderung der Richtlinie über die Abgrenzung des Geschäfts der laufenden Verwaltung bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL, zukünftig Unterschwellenverordnung) und der Vergabe von Bauleistungen nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) entsprechend der beigefügten Anlage zu beschließen.

Sachverhalt:

Der Kreistag des Landkreises Cloppenburg hat zuletzt am 26.07.2007 die Richtlinien über die Abgrenzung des Geschäfts der laufenden Verwaltung bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen angepasst. Grundlage dieser Richtlinie ist § 58 Abs. 1 Nr. 2 NKomVG (früher § 36 Abs. 1 Nr. 2 NLO).

Aktuell gilt folgende Regelung:

„ Gemäß § 36 Abs. 1 Nr. 2 NLO hat der Kreistag des Landkreises Cloppenburg in seiner Sitzung am 26.04.2007 beschlossen, dass die Vergabe von Lieferungen und Leistungen im Rahmen der Haushaltsmittel bis zur nachstehend aufgeführten Höhe als Geschäfte der laufenden Verwaltung angesehen werden, für die der Landrat zuständig ist:

a)   Vergaben von Lieferungen und Leistungen nach der VOL bis zur Höhe von 50.000,00 €

b)   Vergabe von Leistungen nach der VOB bis zur Höhe von 150.000,00 €

Das Nähere regelt eine Dienst- und Geschäftsanweisung für das Vergabewesen.“

Vergaben, welche die vorgenannten Grenzen überschreiten, sind dem Kreisausschuss zur Beschlussfassung vorzulegen.

Festzustellen ist, dass dem Kreisausschuss bei seiner Entscheidungsfindung in Bezug auf Vergaben kein Spielraum verbleibt. Die Vergaben sind nach den Vorgaben der Dienstanweisung für das Vergabewesen bzw. den gesetzlichen Vorgaben durchzuführen. Hier besteht ein umfangreiches allgemein gültiges und verbindliches Regelwerk. Dies hat zu Folge, dass nach erfolgtem Vergabeverfahren und entsprechender Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt ein Vergabevorschlag unterbreitet wird, von dem nicht abgewichen werden kann. Es handelt sich somit um eine gebundene Entscheidung, auf deren Ergebnis kein Einfluss mehr genommen werden kann.

Dementsprechend stellt sich die Frage, ob für die Zustimmung zum Vergabevorschlag – und zwar unabhängig von der Auftragssumme – überhaupt eine Entscheidung durch den Kreisausschuss erforderlich ist oder ob diese Entscheidung auch durch den Landrat getroffen werden kann. Der Kreisausschuss sollte in diesem Fall in seiner nächsten Sitzung über die erfolgten Vergaben unterrichtet werden.

In der Praxis ist regelmäßig festzustellen, dass es aufgrund von Eilbedürftigkeit in der Umsetzung von Maßnahmen oder aber aufgrund der zu berücksichtigenden Angebotsfristen regelmäßig zu Eilentscheidungen im Vergabebereich kommt. Über diese Eilentscheidungen wird de Kreisausschuss in seiner nächsten Sitzung informiert.

Im Übrigen wäre eine Entscheidung im Vergabebereich durch den Landrat begrenzt auf Vergaben, für die entsprechende Haushaltsmittel zur Verfügung stehen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass keine haushaltsrelevanten Vergabeprozesse initiiert werden könnten, ohne dass im Vorfeld eine politische Beratung erfolgt ist.

Es wird daher verwaltungsseitig vorgeschlagen, die bisherige Richtlinie zur Abgrenzung des Geschäfts der laufenden Verwaltung bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen, dahingehend anzupassen, dass künftig über alle Vergaben im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel durch den Landrat entschieden wird. Der Kreisausschuss ist in seiner nächsten Sitzung über die erfolgten Vergaben zu informieren. Ein Entwurf für eine geänderte Richtlinie ist als Anlage beigefügt.

Anlagenverzeichnis:

Anlage 1 – Entwurf Änderung Abgrenzungsrichtlinie Vergabe